PREGUNTAS FRECUENTES


1. Vacunación

a. ¿Qué hacer cuando el sistema, en el momento de registrar vacunas por aplicación, utilizando un Biológico que contiene varias vacunas, realiza correctamente las transacciones en Resumen Mensual, Rips, Kardex, PERO alguna(s) vacunas no quedan grabadas en la Historia?
Verifique las dosis de vacunas aplicadas por la opción <Ver historia> o <Ver carné>, ingrese la(s) Vacuna(s) faltantes por Historia.

b. ¿Qué hacer cuando un usuario cambia de tipo y/o número de identificación?
Busque el usuario, haga clic en el botón <Modificar>, ingrese los nuevos datos de tipo y/o número de identificación y cuando el sistema le pregunte si desea cambiar la identificación del usuario responda SI y grabe el registro. Tenga en cuenta que la Resolución 812 de 2007 reglamentó los tipos y números de identificación, por lo tanto se debe tener especial cuidado con el tamaño de los números, uno puede ser menor o mayor al tamaño permitido.
Puede ver, imprimir o borrar el listado de las identificaciones que se han cambiado por Utilidades / Depurar información / Cambios de identificación.

c. ¿Cómo se le registran las Contraindicaciones a los usuarios?
Opción “Actualización/Vacunación” Busque primero el usuario y luego seleccione la pestaña “Contraindicaciones” escoja el Evento que presenta el usuario de la lista que se despliega en este campo y presione el botón “Ingresar”

d. ¿Si necesito aplicarle a una gestante una vacuna que no es permitida por el programa (Ej. Fiebre Amarilla en caso de brote) como se la puedo registrar?
Se busca la usuaria, en la pestaña Información general, en el campo ¿Gestante? pasar el botón a NO y grabar los cambios.  Realizar el proceso de vacunación y posterior a eso se vuelve a pasar en el campo ¿Gestante? El botón a SI registrando la misma fecha de inicio del embarazo que tenía.

e. ¿Cómo verifico si un usuario que acabo de vacunar tiene el Esquema adecuado para la edad sin tener que ir a utilidades a realizar todo el proceso de actualización?
Siempre que abro la historia de vacunación de un usuario se actualiza este campo, por lo tanto si acabo de vacunarlo y no aparece con el esquema adecuado, lo vuelvo a llamar por la opción Buscar y al abrirlo aparece con el botón activo en la casilla SI. En caso contrario le hace falta una de las vacunas necesarias según la edad actual.

f. Si deseo pasarle las dosis de DPT a una usuaria para Td de adultos con el fin de completarle su esquema actual, ¿tengo que hacerlo una por una?
No, para esto existe una opción en la historia de vacunación llamado “Copiar aplicaciones”, el cual me permite hacer este paso automáticamente en los usuarios mayores de 10 años, para esto debo buscar el usuario, pasar a la pestaña Historia y hacer clic en el botón <Copiar aplicaciones>, en el campo Vacuna Destino selecciona Td (adultos) y en Vacuna Origen DPT y presiona botón iniciar, el mismo proceso debe hacerse con la Vacuna destino TT.
Verifique que las dosis hayan pasado en su totalidad de DPT a Td y TT, si no se visualizan pase a la pestaña Información general y luego nuevamente a Historia para que se refresquen los datos y se visualicen.

g. Para vacunar una persona de 100 años o más, el sistema solo permite hasta 99 años, ¿Cómo le registro la aplicación?
En Vacunación, busco el usuario a vacunar, presiono el botón <Modificar> y le disminuyo el año de nacimiento hasta que me de la edad en 99 años, presiono el botón <Grabar>, realizo el proceso de vacunación y cambio nuevamente la fecha de nacimiento a la real para que continúe con la edad actual.

2. Resúmenes Mensuales

a. ¿Cuándo se realiza vacunación en actividades extramurales y se ingresa como vacunación grupal en el kardex es necesario ingresarla al Resumen mensual de dosis aplicadas?
Para que haya consistencia entre las dosis de vacunas aplicadas y la cantidad de dosis de biológicos registradas en el movimiento de biológico, se deben ingresar siempre las dosis aplicadas en ambos módulos.

b. ¿Cómo corrijo los saldos en rojo que aparecen en la AUDITORIA DE RESUMENES MENSUALES?
Después de identificar el desbalance se debe puede corregir según uno de estos cuatro casos:

Caso 1: SUMATORIA X BIOLÓGICO < APLICADAS X VACUNA, si la sumatoria x biológico es la correcta, solo se podrá corregir si se tienen dosis de vacunas registradas en forma manual, donde se puede restar la cantidad sobrante de la vacuna  desde la opción  Actualización/Resúmenes Mensuales/Dosis Aplicadas.

Caso 2: SUMATORIA X BIOLÓGICO < APLICADAS X VACUNA, si aplicadas x vacuna es la correcta, desde la opción Actualización/Resúmenes Mensuales/Movimiento de Biológicos se debe registrar el saldo faltante del mes en los conceptos ENTRADAS y APLICADAS, siempre y cuando se realice el Movimiento de Biológicos en forma manual. Si se maneja el Kardex, se debe realizar un movimiento que reste de las aplicadas la cantidad sobrante (INGRESO X CORRECCCIÓN A VACUNACIÓN GRUPAL).

Caso 3: SUMATORIA X BIOLÓGICO > APLICADAS X VACUNA, si la sumatoria x biológico es la correcta, en la opción Actualización/Resúmenes Mensuales/Dosis aplicadas debe registrar la cantidad faltante de la vacuna, en el mes correspondiente, teniendo en cuenta el Régimen, la Administradora, la Vacuna, el Tipo y número de aplicación y el grupo de edad, sumando la cantidad faltante a la cantidad allí registrada.

Caso 4: SUMATORIA X BIOLÓGICO > APLICADAS X VACUNA, si aplicadas x vacuna es la correcta. Se debe revisar el Kardex y si se encuentra un registro incorrecto, debe realizar un nuevo movimiento por el concepto INGRESO X CORRECCIÓN A VACUNACIÓN GRUPAL (para que reste en el concepto de aplicadas). En algunos casos esta situación se soluciona por la opción Utilidades/Recalcular kardex, a la cual solo tiene acceso el usuario Administrador del sistema.

En algunos casos, el desbalance en los resúmenes mensuales se debe a un doble registro (Automático y Manual) o por falta de los mismos (SALIDAS VACUNACIÓN GRUPAL, sin registrar estas cantidades en Resúmenes mensuales de dosis aplicadas).

Estos pasos no son regla general, por lo tanto, antes de intentar aplicarlos, se recomienda analizar en detalle cada situación.

3. Red de Frío
a. ¿Por qué en algunas ocasiones no se muestra la gráfica de la temperatura o se muestra parcialmente?
Revise si de cada uno de los días se han ingresado las temperaturas tanto de la mañana como de la tarde. Puede hacerlo por el botón Imprimir.

4. Movimiento de Insumos

a. ¿Cómo se registran en el sistema las vacunaciones grupales (Campañas), para que el Kardex quede actualizado con las aplicadas por Biológico y/o Jeringa?
Opción “Actualización/Movimiento de insumos/Kardex” Ingrese todos los datos pertinentes y en Tipo de Movimiento seleccione “SALIDA VACUNACION GRUPAL”, registre la cantidad de dosis aplicadas por el Biológico y/o Jeringas Utilizadas. Y si desea actualizar las historias a cada usuario vacunado lo deberá hacer registrando dichas aplicaciones por Historia.

b. ¿Cómo se deshace el cierre de mes?
Opción “Actualización/Movimiento de Insumos/Cierre de Mes”, se escogen los datos de la Prestadora, del mes y año cerrados y se hace clic en el botón que se activa llamado “Deshacer cierre”. UNICAMENTE EL USUARIO ADMINISTRADOR PUEDE DESHACER CIERRE DE MES.

c. ¿Cómo corrijo en el kardex un ingreso o una salida incorrectos?
Con la misma fecha en la cual se realizó el movimiento incorrecto, realice el movimiento CONTRARIO al realizado:

Error en: INGRESO POR AJUSTE DE INVENTARIO.
Se corrige con: SALIDA X AJUSTE A ENTRADAS.
Acción: Descuenta la cantidad al saldo y la resta en las entradas.
Error en: INGRESO POR COMPRA.
Se corrige con: SALIDA X AJUSTE A ENTRADAS.
Acción: Descuenta la cantidad al saldo y la resta en las entradas.

Error en: INGRESO POR DONACIÓN. 
Se corrige con: SALIDA X AJUSTE A ENTRADAS.
Acción:  Descuenta la cantidad al saldo y la resta en las entradas. 

Error en: INGRESO POR PRESTAMO .
Se corrige con: SALIDA X AJUSTE A ENTRADAS.
Acción:  Descuenta la cantidad al saldo y la resta en las entradas. 

Error en: INGRESO POR REINTEGRO.
Se corrige con: SALIDA X AJUSTE A ENTRADAS.
Acción:  Descuenta la cantidad al saldo y la resta en las entradas. 
 
Error en: INGRESO POR SUMINISTRO PAI
Se corrige con: SALIDA X AJUSTE A ENTRADAS.
Acción: Ingresa la cantidad al saldo y la resta en las perdidas. 
  
Error en: SALIDA EXPIRÓ TIEMPO DE APERTURA EXTRAMURAL.
Se corrige con: INGRESO X CORRECCIÓN A PERDIDAS.
Acción: Ingresa la cantidad al saldo y la resta en las perdidas. 
 
Error en: SALIDA EXPIRÓ TIEMPO DE APERTURA INSTITUCIONAL.
Se corrige con: INGRESO X CORRECCIÓN A PERDIDAS.
Acción: Ingresa la cantidad al saldo y la resta en las perdidas. 

Error en: SALIDA POR AJUSTE DE INVENTARIO.
Se corrige con: INGRESO X CORRECCIÓN A PERDIDAS.
Acción: Ingresa la cantidad al saldo y la resta en las perdidas. 

Error en: SALIDA POR APLICACIÓN
Se corrige con:  SE BORRA LA DOSIS APLICADA DESDE LA HISTORIA DE VACUNACIÓN DEL USUARIO. 
Acción: Ingresa la cantidad al saldo y la resta en las perdidas.

Error en: SALIDA POR AVERÍAS 
Se corrige con:  INGRESO X CORRECCIÓN A PERDIDAS.  
Acción: Ingresa la cantidad al saldo y la resta en las perdidas.

Error en: SALIDA POR DEFECTO DE FABRICACIÓN
Se corrige con:  INGRESO X CORRECCIÓN A PERDIDAS
Acción: Ingresa la cantidad al saldo y la resta en las perdidas.

Error en: SALIDA POR DONACIÓN
Se corrige con:  INGRESO X CORRECCIÓN A DISTRIBUIDAS
Acción: Ingresa la cantidad al saldo y la resta en las distribuidas. 

Error en: SALIDA POR FECHA DE VENCIMIENTO.
Se corrige con: INGRESO X CORRECCIÓN A PERDIDAS.
Acción: Ingresa la cantidad al saldo y la resta en las perdidas. 

Error en: SALIDA POR FECHA DE VENCIMIENTO.
Se corrige con: INGRESO X CORRECCIÓN A PERDIDAS.
Acción: Ingresa la cantidad al saldo y la resta en las perdidas. 

Error en: SALIDA POR FECHA DE VENCIMIENTO.
Se corrige con: INGRESO X CORRECCIÓN A PERDIDAS.
Acción: Ingresa la cantidad al saldo y la resta en las perdidas. 

Error en: PERDIDA DE CADENA DE FRIO.
Se corrige con: INGRESO X CORRECCIÓN A PERDIDAS.
Acción: Ingresa la cantidad al saldo y la resta en las perdidas. 

Error en: SALIDA POR PRESTAMO 
Se corrige con: INGRESO X CORRECCIÓN A DISTRIBUIDAS.
Acción: Ingresa la cantidad al saldo y la resta en las distribuidas. 
 
Error en: SALIDA POR ROBO 
Se corrige con:  INGRESO X CORRECCIÓN A PERDIDAS.
Acción:  Ingresa la cantidad al saldo y la resta en las perdidas. 

Error en: SALIDA POR SUMINISTRO.
Se corrige con:  INGRESO X CORRECCIÓN A DISTRIBUIDAS.
Acción:  Ingresa la cantidad al saldo y la resta en las distribuidas. 

Error en: SALIDA POR VENTA 
Se corrige con:  INGRESO X CORRECCIÓN A DISTRIBUIDAS.
Acción:  Ingresa la cantidad al saldo y la resta en las distribuidas. 

Error en: SALIDA POR VACUNACIÓN GRUPAL
Se corrige con:  INGRESO X CORRECCIÓN A VACUNACIÓN GRUPAL.
Acción:  Ingresa la cantidad al saldo y la resta en las distribuidas. 

d. Si me equivoco al ingresar la fecha de vencimiento de un biológico y ya he grabado la información en el kardex, ¿cómo puedo corregirlo? 
La información de los insumos en el kardex después de grabada ya no puede ser modificada, por esto se le pregunta si los datos están correctos y si está seguro de grabar. Lo que se puede hacer, eventualmente, es realizar una Salida X corrección a entradas con la misma fecha de ingreso y por la cantidad correcta; luego con la misma fecha se ingresa el insumo agregándole al lote algún carácter (guión -, guión bajo  _, punto . o espacio) y la fecha de vencimiento correcta.  Recuerde deshacer el cierre de mes si ya se había cerrado. 
Este procedimiento también aplica para corregir valores, tipo de insumos u otros datos. 

e. ¿Cómo corrijo los saldos negativos que me aparecen en el cierre de mes? 
Después de identificar el insumo que aparece negativo, identifique el movimiento adecuado para que SUME al saldo y Disminuya al concepto (Tablas/Insumos/Tipos de movimiento), tales como INGRESO X CORRECCIÓN A DISTRIBUIDAS, INGRESO X CORRECCIÓN A PERDIDAS o INGRESO X CORRECCIÓN A VACUNACIÓN GRUPAL. 
Desde el Kardex, seleccione el insumo que necesita ajustar, registre la fecha correcta de acuerdo al mes que presenta el saldo negativo, seleccione el tipo de movimiento que va a realizar y registre la cantidad para convertir el saldo negativo en cero o positivo. 
No olvide grabar el movimiento, verificando muy bien que la fecha sea del mes identificado para que el cierre de mes sea exitoso. Verifique nuevamente el cierre de mes y de ser necesario repita los pasos anteriores con los demás insumos que presenten saldos negativos. 
En caso de no encontrar cantidades para corregir en alguno de los anteriores ítems, la única opción posible es realizar un INGRESO POR AJUSTE DE INVENTARIO, lo cual aumentará el saldo en el Kardex. Posteriormente se debe ejecutar la utilidad RECALCULAR KARDEX para que sume y reste correctamente el insumo. 

f. ¿Cómo realizo el proceso Recalcular kardex y para qué sirve? 
En algunos momentos, por dificultades internas, el Cierre de mes no sumó correctamente todos los movimientos del kardex, por lo tanto, aparecen saldos diferentes en el kardex y el cierre de mes. Esta opción hace un proceso de sumatorias correctas por cada insumo, lote y sector nivelando ambos saldos. 
Para realizarlo se deben deshacer los cierres de mes hasta el momento donde se presentaron las dificultades, seleccionar la opción Utilidades / Recalcular kardex, seleccione el país, departamento, municipio y prestadora si no los tiene predefinidos, posteriormente escoja el tipo de insumo que va a recalcular lo mismo que el sector, en el campo Insumos aparecerán sólo los insumos que tienen movimientos en el kardex, presione el botón <Iniciar> para que recalcule todos los lotes del insumo seleccionado o escoja el lote que necesitamos recalcular. El proceso le mostrará el progreso y un mensaje al finalizar el recálculo. 

g. ¿Qué hacer cuando a los frascos de biológicos multidosis les salen más dosis de las reportadas? 
Se debe agregar al kardex la cantidad que excedió cada frasco ya sea uno a uno o en forma consolidada por día, semana o mes, para esto se utiliza el tipo de movimiento INGRESO POR AJUSTE INVENTARIO. 

5. Reportes 

a. ¿Cual reporte me muestra los usuarios de vacunación nacidos en una fecha específica? 
Reportes/Vacunación/Usuarios. Seleccione la opción “Todos” y registre la fecha de nacimiento que necesita consultar.
 
b. ¿Cual reporte me muestra los usuarios de vacunación ingresados al sistema en un rango de fecha específica? 
Reportes/Vacunación/Usuarios. Seleccione la opción “Nuevos” y registre el rango de fechas requerido.
 
c. ¿Cómo hago un listado de los usuarios sin vacunar? 
Reportes/Vacunación/Población sin vacunar. Para ver el reporte se debe escoger una vacuna y un grupo de edad específico. 

d. ¿Si quiero presentar la facturación de los vacunados por medio de los reportes cual debo utilizar? 
Reportes/Vacunación/Registro de vacunación. Siempre y cuando en el momento de la aplicación se haya ingresado el valor del procedimiento. 

e. ¿Por qué en la Auditoría de Resúmenes mensuales me muestra algunas inconsistencias si toda la información la he ingresado bien? 
Verifique que haya realizado el cierre de mes. 
Las vacunas TT, TD, se muestran en cero (0) pues no se aplican individuales sino en biológicos compuestos. Haga doble clic sobre el nombre de la vacuna y verifique que la cantidad del biológico (TD o TT) sea igual a las dosis aplicadas. Solamente en las DOSIS X VACUNA aparecen datos cuando se aplican individualmente. 

f. ¿Por qué si algunas mujeres tienen las 5 dosis de Td, no las muestra con el esquema adecuado para la edad? 
El esquema adecuado para la edad de la MEF (incluidas las embarazadas) se mide con la vacuna TT, verifique que cada dosis de Td se haya desagregado a TT, de lo contrario agréguela manualmente. 

g. Deseo sacar un listado de coberturas de Fiebre amarilla por cada uno de los barrios y de las veredas de un municipio. ¿Cómo lo hago? 
Reportes/Vacunación/Coberturas por vacuna. Seleccione la vacuna, el Grupo de edad y la Aplicación. En Forma del reporte seleccione Detallado y en el Nivel de detalle escoja Localidades X municipio. 

h. ¿Qué son los Esquemas adecuados para la edad y como se generan? 
Es un análisis de la cantidad de niños existentes en la base de datos del PaiSoft por grupos de edad, verificando cuántos de ellos tienen las vacunas necesarias para la edad. Los resultados se entregan en números y porcentaje. 

i. ¿En qué se diferencian los “Esquemas terminados” de los “Esquemas adecuados para la edad”? 
Los Esquemas terminados corresponden a la cantidad de usuarios que han sido atendidos y que terminan su esquema básico en un mes determinado, se genera mensualmente, en cambio los esquemas adecuados corresponde a los usuarios que se encuentran en la base de datos hasta el momento del reporte, contabilizando cuantos hay por grupo de edad y cuantos tienen las dosis de vacunas necesarias para la edad que tienen. 

j. ¿Cómo genero un listado de los usuarios que tienen el esquema adecuado según su edad y uno de los que aun no lo completan? 
Por Reportes/Vacunación/Esquemas adecuados para la edad, en el campo Forma del reporte, seleccione Quienes SI para que imprima el listado de los usuarios con esquemas adecuados o seleccione Quienes NO para que el listado muestre los usuarios que aun no completan su esquema de vacunación. Si desea puede hacer el listado por un grupo de edad específico, régimen o aseguradora. 

6. Sistema 

a. ¿Qué procesos deben realizarse con frecuencia para optimizar la base de datos? 
“Utilidades/TEMPORALES”: Solo el usuario Administrador, Ningún otro usuario debe estar en línea. “Utilidades/Depurar Información/Duplicidades Usuarios” “Utilidades/Depurar Información/Fechas Inconsistentes” “Utilidades/Compactar base de datos”: Solo para bases de datos en ACCESS. 

b. ¿Cómo desbloquear usuarios que se bloquean por salidas incorrectas del sistema? 
Desde la ventana de entrada, antes de digitar el Usuario y la Clave, ejecute el último Update_Paisoft, seleccione la opción “Desbloquear usuarios del sistema”, Registre USUARIO Y CONTRASEÑA, presionar ENTER y Seleccione el usuario a desbloquear, Haga clic en el botón “Desbloquear usuario seleccionado”. 

NOTA: SOLO EL USUARIO ADMINISTRADOR ESTA AUTORIZADO PARA DESBLOQUEAR USUARIOS. 

c. Quiero cambiar mi contraseña ¿Puedo hacerlo? 
En la versión 2.7.3 es posible ingresando por Sistema / Seguridades / Cambiar mi contraseña. 

7. Utilidades 

a. ¿Cómo busco y depuro las historias de los usuarios repetidos o duplicados? 
Por la opción Utilidades/Depurar información/Duplicidades usuarios, la cual permite ver cuantos y cuales usuarios se encuentran repetidos en la base de datos, de acuerdo con los nombres, apellidos y fecha de nacimiento, verifico cual sobra, lo selecciono y por medio de la tecla Suprimir lo elimino completamente de la base de datos. 

b. ¿Qué diferencia hay entre “homologar códigos” y “Cambio masivo de datos de usuarios”? 
El proceso de Homologar códigos, permite cambiarle el código a una administradora, prestadora, localidad o área. El proceso realiza los cambios en todas las tablas que tienen relación con los datos, inclusive la tabla maestra. Cambio masivo de datos de usuarios, le cambia a todos los usuarios que pertenecen a una administradora, que viven en una localidad o área, o que están asociados a un contrato, a otro ya existente en la tabla maestra. 

c. ¿Si se me olvidó ingresarle el valor del procedimiento al aplicar una vacuna como puedo hacerlo más adelante? 
Debes ingresar a Utilidades/Ajustar RIPS procedimientos, allí seleccionas en Datos a Actualizar la opción Valor del procedimiento y los demás campos que sean necesarios. Al final agregas el valor del procedimiento uno a uno o masivamente si es el mismo para todos los que cumplen los criterios. 

d. ¿Cómo hacer copia de respaldo y cada cuanto? 
La copia de respaldo permite guardar la base de datos en un lugar seguro para evitar pérdidas de parte o toda información por daños en esta o en la computadora. 
Primero que todo se debe compactar la base de datos (Utilidades / Compactar base de datos o al salir del programa cuando aparezca la ventana “Compactar base de datos PAISOFT” a la pregunta ¿Desea OMITIRLO en este momento? Se responde NO) y salirse del programa. 
En segundo lugar se debe buscar la ubicación de la carpeta donde se encuentran las carpetas y archivos del PaiSoft (Ej. C:\Paisoft 2 o C:\Archivos de programas\Paisoft), se busca dentro de la subcarpeta \Datos el archivo PAISOFT.MDB (no siempre se muestra la extensión .MDB), se copia y se lleva a una memoria USB, a un CD de lectura/escritura, a otro equipo o a una ubicación en la red. Se sugiere una memoria USB exclusiva para estas copias de respaldo, realizando una copia por día entro de carpetas separadas (<Lunes>, <Martes>… <Domingo>)   

e. No me coinciden los RIPs (Registro de vacunación) con los realmente vacunados. 
Ingresando por Utilidades / Recuperar Rips procedimientos es posible actualizar los datos de los usuarios que han recibido vacunas y no quedaron registrados en este reporte. 

8. Tablas 

a. ¿Por qué algunas EPS no se muestran a pesar de estar ingresadas en la Tabla? 
Para que en los procesos Internos como Vacunación o Resumen Mensual se muestren las Administradoras existentes en la Tabla, se deben asociar a cada una de estas el Régimen de seguridad social en Tablas/Seguridad social/Entidades administradoras de salud. 

b. ¿Cómo puedo hacer una agrupación de usuarios con alguna actividad común? (Ej. Trabajadores de la salud) 
Ingresando a Tabla/Usuarios de vacunación/Conglomerados, asignándole un código a cada uno de los grupos que desee crear y luego ir a Vacunación y asociarle a cada uno de los usuarios la condición. 

9. Generales 

a. ¿Instalé el PaiSoft en un PC con Windows Vista y no me permite generar los reportes? 
Debe crear un DSN de usuario con las mismas características del DSN de sistema. 
Inicio/Configuración/Panel de control/Herramientas administrativas/ Orígenes de datos (ODBC). 

b. ¿Cómo puedo visualizar las ayudas del PaiSoft si instalé en Windows Vista o Seven?. 
Debe descargar de Internet un archivo y ejecutarlo en su PC para que Windows lo utilice como sistema de ayudas y reconozca los archivos .HLP, estos archivos aparecen en las ayudas del Sistema que se muestran cuando intentas acceder a las Ayudas de Paisoft.